Το email είναι το πιο ευρέως διαδεδομένο εργαλείο στον κλάδο των επιχειρήσεων τα τελευταία χρόνια.
Το email περιλαμβάνει μια μεγάλη γκάμα χρήσης όπως για παράδειγμα για την επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων μιας επιχείρησης, μεταξύ των εργαζομένων και των πελατών της επιχείρησης, για τον προγραμματισμό συναντήσεων, για newsletters κ.α. Όμως ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα του email είναι πως έχει συνδυαστεί με το Internet. Έτσι όλοι μας υποθέτουμε πως όποιος έχει Internet έχει και λογαριασμό email!
Η χρήση του email μεταξύ των εργαζομένων
Το email συχνά χρησιμοποιείται από τους εργαζόμενους μιας επιχείρησης για να επικοινωνήσουν μεταξύ τους χωρίς να χρειαστεί να τους διακόψουν (π.χ. με την χρήση τηλεφώνου ή να τους καλέσουν στο γραφείο τους). Επίσης συχνά χρησιμοποιούνται σε συνεργασία με αναβαθμισμένα ημερολόγια, που προσφέρονται από π.χ. Microsoft και Google, για να προγραμματίσουν συναντήσεις και άλλα events. Επιπλέον χρησιμοποιούνται για την διανομή υλικού (λογισμικού και μη) μεταξύ των εργαζομένων της επιχείρησης.
Αποστολή αυτοματοποιημένων email
Η αποστολή των αυτοματοποιημένων email έχει δυο διαφορετικές πτυχές, την προβολή/διαφήμιση και την ενημέρωση. Φυσικά και τα δυο μπορούν να γίνουν με newsletter όμως ας δούμε ξεχωριστά την κάθε περίπτωση. Η προβολή/διαφήμιση μπορεί να γίνει μέσω marketing emails, newsletters, triggered emails (σε αυτά πατάς ένα κουμπί για να προβείς σε αγορά προϊόντος) κ.α.
Η δεύτερη περίπτωση η ενημέρωση μπορεί να γίνει με newsletter αλλά η διαφορά είναι τι είδους ενημέρωση θέλει να προωθήσει η επιχείρηση. Για παράδειγμα μια νέα είδηση είναι ναι μεν ενημέρωση αλλά ουσιαστικά δεν διαφέρει από τα παραπάνω. Όταν όμως το email περιέχει πληροφορίες, υλικό, οδηγίες ή υποδείξεις για τον εργαζόμενο ή την επιχείρηση τότε έχουμε να κάνουμε με ένα ουσιαστικότερο και αποτελεσματικότερο τρόπο ενημέρωσης.
Επίλογος
Κλείνοντας δεν πρέπει να παραλείψουμε και τα αρνητικά στοιχεία ενός email. Ο μεγαλύτερος κίνδυνος είναι πως το email, λόγω της διαδεδομένης χρήσης του, έχει γίνει στόχος από κλέφτες και απατεώνες που προσπαθούν να αποσπάσουν είτε προσωπικές πληροφορίες (λογαριασμούς, κωδικούς, αριθμούς πιστωτικών καρτών και pin) είτε να ζητήσουν χρήματα ξεγελώντας τους με δήθεν προσωπικές τους πληροφορίες. Τέλος δεν θα πρέπει να αγνοούμε την διάδοση ιών και malware μέσω των email.
